IJsselmonde en Admicom: Al 30 jaar samen sterk

Even voorstellen 
Bas Boere: ‘Mijn collega Ad van Raam is verantwoordelijk voor de uitvoering en Jacco Oostenbrug voor de commercie. Zelf ben ik verantwoordelijk voor de financiën en algemene zaken en bied ik ondersteuning aan Ad en Jacco. Mijn zoon Kevin is verantwoordelijk voor de administratie en werkvoorbereiding, zoals het tekenen in Revit en de detailboeken. Naast onze achttien buitenmedewerkers hebben we in drukke tijden zo’n veertig ZZP’ers rondlopen. Rond 2000 hadden we nog zestien UTA medewerkers. Maar door te digitaliseren, halen we dezelfde omzet van 5 tot 6 miljoen met mijn twee vennoten Ad en Jacco en mijn zoon.’

100% digitaal en transparant
Op het kantoor van IJsselmonde is geen bankafschrift of ander papier te vinden. Het bedrijf is volledig digitaal. Ook heeft het allerlei KOMO certificaten behaald en een VCA 2 ster. Om klanten inzage te geven in de uitgevoerde werkzaamheden van een project, stelt Kevin projectgerichte detailboeken samen. Hiervoor heeft IJsselmonde een eigen detailbibliotheek opgezet. Zo kan IJsselmonde op alle verrichte werkzaamheden tien jaar verzekerde garantie geven.

Weinig kans op fouten
Bas Boere: ‘Het hele bedrijfsproces is verwerkt in Vakware, die draait op een server met vier werkplekken. Zo heb je ook vanuit huis of vanaf de bouwplaats toegang tot het systeem. Sinds 2015 is echt alles gekoppeld: het artikelenbestand, relatiebeheer, calculaties en de offertes. Als offertes tot een opdracht leiden, wordt de hele calculatie ingelezen bij ‘benodigde middelen’, zodat we het juiste aantal artikelen kunnen bestellen en op tijd op de bouwplaats geleverd krijgen. Ook de afleverbonnen en facturen worden digitaal verwerkt. Dit hele proces bespaart enorm veel tijd. Maar bovenal verkleint het de kans op fouten, omdat ook alle inkoopafspraken in het systeem staan. Het is voor mij heel eenvoudig om één keer per week op de knop te drukken om alles conform afspraak te betalen. Dit loopt dan vervolgens door in de boekhouding.’

Afspraak is afspraak
Bas Boere: ‘Onze buitenmedewerkers hebben een iPad om hun gewerkte aantal uren in Vakware bij te houden. Nog een voordeel van de iPad is dat medewerkers zo altijd duidelijke werkinstructies binnen handbereik hebben. Precies zoals wij het met de klant hebben afgesproken. Ook kunnen zij zien wat er in bestelling is en wanneer wat geleverd wordt. Als eerste hebben wij de module digitaal documentenbeheer draaien. Dit betekent dat we allerlei documenten, e-mails, contracten en bouwtekeningen achter het gewenste project, klant of leverancier kunnen hangen. Een groot voordeel hiervan is dat je structuur kunt aanbrengen en er niet allerlei documenten op verschillende schijven in aparte documentenmappen rondzwerven. Het geheel wordt vanuit Vakware gesynchroniseerd op een P-schijf, zodat wij op de bouwplaats of bij een klant via onze iPad het complete dossier, inclusief alle bouwtekeningen, kunnen inzien. Deze digitaliseringsslag levert naast tijd en efficiëntie ook transparantie op voor de klant. Ons motto is dan ook niet voor niets: afspraak is afspraak.’